O follow up é uma das ferramentas mais utilizadas na assessoria de imprensa para estabelecer e manter um relacionamento com jornalistas. Por meio dele objetiva-se emplacar pautas na mídia e gerar visibilidade.

Neste artigo, vamos discutir o que é o follow up dentro do ambiente da assessoria de imprensa. Também vamos abordar como o follow-up pode ser utilizado para manter e fortalecer relacionamentos com jornalistas.

O que é Follow up?

O follow up é o processo de acompanhamento de uma proposta, objetivando uma resposta. Ele é utilizado principalmente na área de vendas e em outras áreas também, como na assessoria de imprensa.

Realizar um bom follow up é uma estratégia fundamental dentro de assessorias de imprensa para garantir a eficácia das ações e maximizar as chances de obter mídia ganha. Trata-se de um processo de acompanhamento e reforço de uma sugestão de pauta, release ou convite enviado para os jornalistas.

Em uma assessoria de imprensa, após o envio inicial do material (geralmente um release), o profissional de assessoria aguarda um retorno por parte dos jornalistas. Nesse retorno o jornalista manifesta seu interesse em cobrir a história ou entrevistar um porta-voz da empresa. No entanto, nem sempre esse retorno acontece de forma imediata.

É nesse momento que entra o follow up. O follow consiste em um contato realizado pelo assessor de imprensa para relembrar o jornalista a respeito do material enviado. Nesse contato o assessor verifica se o jornalista teve a oportunidade de analisar e considerar a pauta. Nessa oportunidade também verifica-se se a assessoria pode enviar mais informações a respeito da pauta para continuidade no processo de cobertura.

Como o follow up é realizado?

Geralmente, o follow up é realizado por telefone. Porém, ele também pode ser realizado por e-mail ou até mesmo por meio de redes sociais. A forma de contato vai depender da ligação estabelecida entre o assessor e o jornalista.

O objetivo do follow é estabelecer um diálogo mais direto com o jornalista, reforçando a relevância do material e fornecendo informações adicionais, caso sejam solicitadas. Desta forma, desde que o objetivo final seja cumprido, não há uma regra a respeito de qual ferramenta utilizar para realizar o follow.

Além disso, o contato pessoal possibilita esclarecer eventuais dúvidas e identificar se o material enviado atende às necessidades e interesses do veículo de comunicação. Esse contato também ajuda o assessor a compreender qual melhor dia, horário e canal para realizar uma lgiação, por exemplo.

O follow up como uma oportunidade de construir relacionamentos duradouros

Ao usar o follow up como uma ferramenta para manter o relacionamento com jornalistas, é possível construir contatos duradouros e positivos. A comunicação constante e efetiva pode levar a colaborações futuras e a uma maior visibilidade para a sua empresa ou cliente.

Além disso, um relacionamento positivo com jornalistas pode ajudar a estabelecer sua credibilidade como fonte confiável de informação e aumentar as chances de suas pautas serem publicadas.

Como usar o follow up para manter o relacionamento com jornalistas

Para usar o follow up como uma ferramenta para manter e fortalecer relacionamentos com jornalistas, é importante seguir algumas dicas práticas:

Educação em primeiro lugar

Pode parecer óbvio, mas é sempre bom lembrar que agir com cordialidade com os colegas de trabalho é imprescindível. Às vezes, pode acontecer de algum dessentimento ou falta de informações causarem desconforto na relação, porém, lembre-se do objetivo. O objetivo é garantir que a mensagem da sua empresa seja recebida e considerada para uma possível cobertura jornalística.

Nesse momento, é preciso trabalhar com foco e persistência para manter o contato e fornecer informações adicionais relevantes, respondendo a perguntas ou oferecendo recursos adicionais que possam apoiar a pauta ou história proposta.

Personalize suas mensagens

Um follow up eficaz requer personalização e relevância. É importante demonstrar que você está ciente do trabalho do jornalista, mostrando interesse genuíno em suas pautas e histórias anteriores. Ao personalizar suas mensagens de follow up, você destaca que sua empresa valoriza a parceria com o jornalista. Além disso, demonstra que comprometimento em fornecer informações pertinentes e úteis para suas reportagens.

Dica extra: Mesmo no envio de releases, a personalização é possível. A plataforma de Mailing Imprensa do Comunique-se, por exemplo, permite que você envie seu conteúdo adicionando o primeiro nome do remetente de maneira automática. Assim, você consegue dar um toque mais pessoal ao disparar notícias e conteúdos.

Mantenha-se atualizado

Se atualizar sobre o jornalista não é somente entender o melhor horário para o envio de pautas. Essa prática pode te ajudar em outros momentos também. Exemplos: quando ocorre uma troca de área, mudança de telefone, e-mail, etc.

Outro tópico a ser observado e seguido é sempre enviar pautas conforme a editoria correspondente de cada jornalista. Enviar notícias que não tem relação com a editoria em que o jornalista atua prejudica a relação. Seja certeiro em seus envios e use a segmentação de maneira estratégica.

Ofereça informações adicionais

Após conseguir um contato efetivo com o jornalista, não o abandone. O acompanhamento proativo mostra que você está disposto a colaborar e contribuir para a qualidade e relevância da reportagem. É importante respeitar os prazos dos jornalistas e evitar ser excessivamente insistente ou ausente.

Outro ponto de atenção é com relação ao tempo adequado para entrar em contato. Enviar um follow-up alguns dias após o envio do comunicado de imprensa é geralmente considerado apropriado. No entanto, se o jornalista estiver em meio a um prazo apertado ou período movimentado e você tem ciência disso, é melhor esperar um momento mais oportuno para entrar em contato novamente.

Ouça as sugestões

Sempre agradeça aos jornalistas por seu tempo e consideração, mesmo que não obtenha a cobertura desejada. Reconheça que eles estão sobrecarregados de trabalho e respeite seus limites. Se um jornalista solicitar para não ser contatado novamente em relação a um determinado assunto, respeite essa solicitação e mantenha um tom profissional em todas as interações.

Esteja disposto a ouvir as sugestões e críticas do jornalista e ofereça soluções para os problemas que surgirem. Uma boa prática para quem está começando é solicitar feedbacks. Os feedbacks nos ajudam a perceber pontos de atenção e traçar caminhos para uma abordagem mais leve.

Conclusão

O follow up é uma ferramenta fundamental na assessoria de imprensa e pode ser utilizado como uma oportunidade para estabelecer e manter relacionamentos positivos com jornalistas.

Ao seguir algumas práticas e manter uma comunicação constante e efetiva, é possível construir relacionamentos duradouros e aumentar as chances de sucesso na divulgação de suas pautas.