A coletiva de imprensa é um meio muito utilizado por assessorias para disseminar informações pertinentes aos jornalistas de redação. Na prática, a estratégia consiste em reunir profissionais da mídia num mesmo ambiente, a fim de transmitir o assunto em questão que o assessorado deseja anunciar aos veículos de comunicação.
Para organizar uma coletiva é preciso ponderar uma série de questões estratégicas. O primeiro fator, e talvez o mais importante, é considerar a relevância da pauta e os objetivos por trás dela. Afinal, é essencial saber qual o resultado esperado com a execução da entrevista. Afinal, trata-se de um evento que exige estrutura adequada para receber os jornalistas. Portanto, se o anúncio for algo mais corriqueiro, opte apenas pelo release.
Além disso, a pauta a ser trabalhada em uma coletiva de imprensa precisa conter uma abrangência editorial. Isso significa dizer que, o assunto abordado durante o evento deve ser de interesse de uma gama de veículos jornalísticos. Do contrário, a alternativa mais viável é trabalhar com uma entrevista exclusiva com determinada redação, por exemplo.
De modo geral, a conferência de imprensa — como também é conhecida — pode ser adotada para diversos objetivos, como anunciar inovações, pronunciamentos oficiais e, em momentos de crise, para gerir a imagem do assessorado. Abaixo, separamos alguns elementos que são essenciais na hora de organizar uma coletiva de imprensa assertiva.
Como elaborar uma coletiva de imprensa
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Relevância da pauta
Como mencionamos acima, o principal fator na hora de tomar a decisão sobre organizar ou não uma entrevista coletiva é a relevância da pauta e objetivo final. Sabemos que a cada dia diminui o número de profissionais em redações e, naturalmente, a demanda é muito grande. Ou seja, o tempo do jornalista é extremamente escasso e precioso. Se o assunto não for interessante, dificilmente o profissional se deslocará até o local para participar.
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Elabore press-release atrativos
Criar um bom release é a peça-chave para qualquer tipo de divulgação, principalmente se tratando do formato de entrevista coletiva. Afinal, será por meio dessa ferramenta que o jornalista vai entender mais a fundo sobre o que será tratado. Por isso, é fundamental estruturar um material atrativo para transmitir a maior quantidade de informações pertinentes.
Assim como qualquer outro release, é preciso enviar de forma estratégica. Títulos chamativos e factuais para se destacar na caixa de entrada e, principalmente, enviar para os contatos que tenham sinergia com a pauta. Ao longo do material, forneça informações sobre o formato da coletiva, endereço do local e os contatos da assessoria de imprensa.
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Local e data
O local onde será realizada a coletiva de imprensa é primordial para que a execução do evento seja eficiente, tanto para o assessorado quanto aos profissionais de redação. Não há uma regra para escolher o ambiente, é necessário apenas que o lugar suporte a estrutura do evento. Após decidir a quantidade de convidados, é mais fácil para identificar o lugar ideal para fornecer uma ótima comodidade aos profissionais de imprensa.
O mais importante é considerar que os jornalistas precisam sentar de forma estratégica de acordo com o tipo de veículo que representam. Por exemplo, profissionais de televisão que necessitam de aparatos técnicos maiores, como as câmeras de filmagem, não podem ficar à frente dos colegas de rádio. É importante reservar também um espaço para possíveis entradas ao vivo. Portanto, a iluminação e a acústica do ambiente devem ser levadas em consideração para não prejudicar nenhum tipo de gravação no local.
Além disso, o credenciamento é fundamental para manter a organização do evento e evitar qualquer tipo de infiltração. Como bom anfitrião, não esqueça de preparar um coffee break aos convidados ou alguma opção de alimentação de acordo com o horário da coletiva.
Na hora de escolher a data, leve em consideração os acontecimentos da semana. Opte por uma data que, aparentemente, as agendas dos jornalistas estejam mais tranquilas para evitar concorrência e, assim, aumentar o número de presentes no evento.
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Mailing imprensa segmentado
É fundamental segmentar os jornalistas que serão convidados. Claro, ninguém quer que no dia da entrevista as cadeiras estejam vazias. Porém, enviar excesso de convites — inclusive para jornalistas que não tenham nenhum tipo de relação editorial com o conteúdo — não é o caminho ideal. De acordo com o tema da pauta e questões editoriais, faça uma segmentação bem afunilada em seu mailing list.
Afinal, a probabilidade do jornalista que tenha sinergia com a coletiva confirmar presença é muito maior. Nesse caso, trabalhar com menos é mais. Não esqueça de possuir em mãos um mailing imprensa que seja atualizado. A desatualização dos contatos pode ser um imprevisto para contar com determinados profissionais no evento.
Para confirmar os presentes o follow up será a peça-chave se executado com perfeição. Não extrapole na quantidade de contatos. Seja estratégico e utilize ferramentas para te ajudar a saber qual contato já abriu o seu e-mail, por exemplo. Para aprimorar a organização do evento e saber a quantidade exata de confirmados, o modelo Répondez S’il Vous Plaît (expressão francesa que significa “responda por favor”) é essencial.
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Press-Kit
O press-kit pode ser o grande diferencial da sua coletiva de imprensa. Produza um material que seja atrativo e tenha sinergia com a pauta da conferência em questão. Além de contribuir com informações pertinentes sobre o assunto que será tratado, o carácter personalizado dessa ferramenta é extremamente eficaz.
A personalização mostra ao jornalista o quão importante é a presença dele para a marca e que acima de tudo não se trata de um convite genérico. Com isso, o profissional deixa de ser apenas mais um contato do seu mailing e sua participação no evento ganha relevância.
