É importante evidenciar os resultados que foram alcançados por meio do relatório de clipping
O clipping, basicamente, é o processo de selecionar notícias de seu interesse e salvá-las. No caso do assessor de imprensa, as notícias monitoradas são relacionadas aos clientes. É necessário guardar tudo que foi veiculado sobre o assessorado, para, no fim de cada mês, realizar a elaboração do relatório de clipping. Confira, abaixo, algumas etapas na elaboração do relatório.
Formatos
O relatório, geralmente, é apresentado em dois formatos: Excel e PowerPoint. No Excel, o conteúdo fica tabulado e de fácil visualização dos números obtidos. Já o PowerPoint permite um relatório mais interativo, com imagens, vídeos, áudios e gráficos. É importante utilizar os dois formatos, pois um complementa o outro. Para fazer o PowerPoint, é necessário que o Excel esteja pronto com dados concretizados.
Excel do relatório de clipping
O documento em formato Excel é a primeira coisa a se fazer. Nele, deve-se conter as seguintes informações:
- Publicação – veículo de comunicação onde o conteúdo foi publicado;
- Data – inserir a data em que a notícia foi publicada;
- Assunto – abordar o tema que foi tratado na notícia;
- Entrevista – acrescentar essa aba somente se for realizada alguma entrevista com o assessorado;
- Tipo de texto – colocar qual foi o tipo de texto que foi veiculado. Exemplo: artigo ou release;
- Alcance – mostrar a audiência do veículo de comunicação;
- Centimetragem – medir a centimetragem quadrada da notícia, para comparar qual seria o preço caso fosse um publieditorial;
- Valor – apresentar uma projeção de valores de cada veículo, baseado nas informações obtidas com cada um.
Após ter preenchido na planilha todas as informações, é hora de somar: alcance, centimetragem e valor. Isso mostra a quantia que o cliente gastaria totalizando todas as publicações. Segue abaixo exemplo, com números ilustrativos:
Apresentação do relatório
É agora que deve ser elaborado o arquivo em formato PowerPoint. Nele, você poderá apresentar, de forma interativa, o resultado alcançado. Para começar, informe sobre os conteúdos que foram divulgados durante o período em questão. Após isso, salve tudo que saiu na imprensa e insira no documento. Junto ao clipping, deve-se incluir os dados: link para a matéria, audiência, centimetragem e valor. Após ter apresentado todos os clippings, é necessário acrescentar uma parte com os resultados obtidos. Nessa parte é preciso constar a soma total da audiência e das publicações. É relevante colocar um gráfico que compare o total de publicações dos períodos anteriores.
Como mensurar a audiência
Essa é uma das informações que o cliente mais leva em conta, pois se trata da quantidade de pessoas que costumam acompanhar determinado veículo. Podem ocorrer situações em que a audiência fica em evidência no próprio portal. Em alguns casos, será necessário ligar para a redação para obter a informação. Caso não haja resposta com o número exato, é possível mensurar o número por meio das redes sociais ou por meio do site SimilarWeb.
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Centimetragem
A centimetragem é utilizada para estipular o valor de um conteúdo. Ela é baseada no valor de tabela do espaço publicitário do veículo onde o material foi publicado. É preciso medir a centimetragem quadrada da notícia — basicamente, multiplicando a altura pela largura. Com a centimetragem, é possível passar ao cliente o valor que ele pagaria, caso não utilizasse da assessoria para trabalhar com a mídia espontânea e gratuita.
Exposição positiva, negativa ou neutra
Caso o assessorado esteja passando por um momento de crise, é importante avaliar se os conteúdos publicados na mídia passam uma imagem negativa, positiva ou neutra. Isso mostra se o assessor está conseguindo reverter a situação.
Conclusão
É por meio do relatório que o assessorado consegue enxergar com clareza todas as ações tomadas e os resultados que foram obtidos ao longo de um determinado período, mediante divulgação de pautas em busca de publicações gratuitas, a chamada mídia orgânica.
